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RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA SALLE DES FÊTES

 

 

LE MAIRE DE LA COMMUNE DE FÈVES,

- Vu le code général des Collectivités territoriales et notamment les articles L2212.1 et

  L2212.2 (Annexe)

- Vu les instructions préfectorales concernant la police des cafés, cabarets et établissements   ouverts au public.

- Vu l’arrêté du ……………, approuvé le ………… décidant l’ouverture de la Salle des fêtes.

 

Considérant que l’utilisation de la Salle des Fêtes à l’occasion de réunions diverses, festives, récréatives, de bals, de mariages, etc. doit être réglementée.

 

ARRETE

 

La Ville de FÈVES met la Salle des Fêtes à la disposition des Associations locales, des habitants de la Commune, des entreprises et des personnes extérieures, dans les conditions suivantes. Le Maire ou son représentant pourra interdire une location pour des manifestations qui pourront provoquer des troubles à l’ordre public.

 

 

 

ARTICLE 1 : Pour des raisons de sécurité et de réglementation, la Salle des Fêtes, située Lieudit « Ambanie », ne doit pas accueillir plus de 350 personnes simultanément. La personne louant la Salle s’engage à respecter cette condition, en fait sienne, s’oblige à refuser l’accès de la Salle à toute personne dès que cette capacité d’accueil est atteinte.

 

Le loueur dégage la Commune de toute responsabilité en cas d’accident survenu du fait du dépassement de la capacité d’accueil maximale autorisée. Ceci est également valable dans le cas de l’utilisation simultanée des deux salles soit : Grande salle avec petite salle OUEST 250 personnes, Petite salle EST 100 personnes.

 

 

ARTICLE 2 : L’exploitation de buvettes temporaires, n’est admise que sur autorisation du Maire, conformément au texte reçu de la Préfecture de la Moselle le 28 octobre 2000 et précisant « les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons, pour la durée des manifestations publiques qu’elles organisent, ne sont pas tenues à la déclaration prescrite par l’article L31, mais elles doivent obtenir l’autorisation municipale dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association.

L’usage de la salle est uniquement réservé aux personnes, associations, entreprises, comités d’entreprise ou groupements.

 

ARTICLE 3 : DEMANDE D’ATTRIBUTION.

La demande écrite d’attribution de la Salle des Fêtes devra être déposée 15 jours minimum avant la date d’utilisation désirée.

Toute demande devra être adressée à la salle des fêtes ou directement sur place le Mercredi de 18h30 à 19h30, jour de permanence.

 

La demande devra préciser les noms, qualité, domicile de l’organisateur, l’objet, le jour, l’heure et la durée de la manifestation ou de l’emploi des locaux sollicités.

 

L’utilisation des pistes extérieures du boulodrome devra faire l’objet d’une demande. Pour pouvoir utiliser celles-ci, un accord écrit vous sera donné. Dans le cas contraire, elles ne pourront en aucun cas être utilisées. Toutes les dégradations occasionnées sur les pistes et leurs abords seront à la charge du loueur.

 

Le Recours à un habitant de FÈVES pour louer la salle à des personnes extérieures à la Commune engage la pleine et entière responsabilité de cet habitant.

Le paiement et la caution restent au nom du loueur.

 

Les parents seront « cautions », si un jeune louant la salle est âgé de moins de dix-huit ans.

 

La demande sera examinée et ne recevra une suite favorable que dans la mesure de la disponibilité des locaux, à la date de la location prévue.

 

L’attribution de la salle pourra cependant être retirée malgré l’accord donné, du fait de l’organisation d’élections décidées par l’autorité de tutelle ou d’un cas de force majeure, événements fortuits appréciés comme tels par Monsieur le Maire.

La commune disposera de la salle en priorité en fonction de ses besoins.

 

À réception du règlement intérieur adressé par M. GRISPINO, le demandeur dispose d’un délai de sept jours pour confirmer sa réservation sous peine d’annulation de celle-ci.

Sa réservation sera entérinée par un courrier de M. GRISPINO.

 

Les associations du village se verront octroyer gratuitement le prêt de la salle et cela une seule fois par an, sous réserve que cette demande de location intervienne au maximum au mois d’octobre de l’année précédente. Les autres locations se feront au même titre qu’une location normale.

Une caution de 50 € lui sera demande pour la mise à disposition d’une clé de la salle des fêtes.

 

 

 

En cas de demande formulée par deux associations pour la même date, et faute d’accord entre les demandeurs, il sera donnée priorité à la première préinscription. Dans le cas d’une 2ème location en cour d’année, l’association se verra demander une participation financière à la location. De ce fait elle ne sera aucunement prioritaire.

 

La petite salle sera mise à disposition gratuitement  lors d'un décès d'un habitant de Fèves.

 

 

ARTICLE 4 : RESPONSABILITÉ

La personne physique ou la personne morale ayant fait la demande dans les conditions ci-dessus sera responsable du maintien de l’ordre et du bon état des locaux.

À ces titres :

- Elle endossera la responsabilité civile de tous dommages causés aux personnes ou aux biens pouvant survenir pendant la réunion. Pour se garantir, elle devra souscrire auprès de son assureur une assurance temporaire d’organisateur et en justifier le jour de la permanence précédant la réservation soit sept jours au minimum avant la réception des clés, par la remise d’une copie de l’assurance souscrite à cette occasion.

 

Dans le cas de non-présentation de cette copie, le responsable communal se réserve le droit d’annuler purement et simplement la location de la salle des fêtes.

 

Les preuves d’Assurance responsabilité civile d’occupation temporaire des locaux et d’autorisation d’ouverture de buvette seront également, avant chaque séance, à présenter au Responsable Communal. Celui-ci devra être établi au nom de la Salle des Fêtes de FEVES.

 

En cas de vol ou de dégradation sur le parking, dans les véhicules et à l’intérieur de la salle, la responsabilité de la commune ne peut être engagée. Il vous appartient de contracter une assurance responsabilité civile pour la durée de votre location.

De quelque manière que ce soit, la commune ne pourra jamais être poursuivie pour des faits survenus lors de la période de location.

 

 

ARTICLE 5 : UTILISATION

Les attributaires de la salle devront user de celle-ci avec soin, sérieux, responsabilité, en évitant toute dégradation, utilisation anormale, excessive et dommageable du local et des biens mis à leur disposition. Un état des lieux détaillé signé par les parties précédera et suivra l’utilisation du local.

 

La salle sera alors acceptée en l’état par les loueurs et aucune réclamation sur celui-ci avant la prise de possession des lieux ne sera alors acceptée. Il sera rappelé lors de cette visite les règles d’occupation de la salle et du respect de la tranquillité publique à observer pour le voisinage.

 

Les occupants devront :

a) Recevoir et rendre les clés à l’heure prévue.

 

b) Procéder à l’état des lieux établi de façon contradictoire avec le responsable communal,

AVANT et APRÈS chaque occupation. Le jour de la manifestation, le stationnement se fera sur le parking de la salle des fêtes afin de ne pas gêner les riverains.

Il appartient au loueur de faire respecter les emplacements de stationnement des personnes à mobilité réduite, ceci est également valable dans le cas de locations des deux salles par des personnes différentes.

 

c) Libérer la salle et les annexes de tous les objets leur appartenant.

 

d) Remettre la salle, le parking, le boulodrome extérieur et les espaces verts en bon état de propreté.

Les salles carrelées (Cuisines – WC – Vestiaires – Couloir – plonge – bar) doivent être lavées. (Y compris le matériel électro – ménager)

La municipalité ne peut être tenue responsable en cas de non-respect des règles d’hygiènes et sanitaires ou en cas d’intoxication alimentaire.

 

e) Supporter les frais de remise en état si des dégradations sont constatées après usage de la salle. Un devis de réparation et de remplacement du matériel, sera fourni à l’utilisateur de la salle ; celui-ci en assurera l’acceptation et le paiement de la facture après remise en état des dégâts constatés. Le mobilier se trouvant à l’intérieur de la salle, ne peut être utilisé à l’extérieur sauf autorisation spéciale.

 

f) La sonorisation est réservée aux associations sur autorisation expresse du Maire. Les particuliers sont autorisés à user de matériel personnel.

 

g) Les tables et chaises seront rangées suivant le plan affiché dans la salle après vérification. Elles seront portées et non glissées. Les portes seront soigneusement fermées, les lumières éteintes après la fin de l’occupation.

Par ailleurs, l’organisateur responsable, qui n’emploierait pas tous les moyens pour éviter les dégâts aux locaux et au matériel mis à disposition, se verrait refuser une attribution ultérieure de la salle, sans préjudice des poursuites éventuelles.

 

h) L’organisateur responsable devra déposer les bouteilles vides dans les conteneurs prévus à cet effet. Les sacs contenant les déchets seront bien fermés et déposés dans les containeurs à ordures par les organisateurs. Les containers à ordures seront sortis par un responsable communal la veille du passage du camion d’enlèvement d’ordure ménagère. (MERCI DE RESPECTER LE TRI SÉLECTIF).

 

i) Pour ne pas gêner la circulation de la rue du Frère Laurent, un parking est à la disposition des utilisateurs.

 

j) Un dépôt de garantie sera versé à la remise des clés et rendu après l’état des lieux des locaux.

 

k) Le matériel vidéo sera mis a disposition du loueur sur demande de celui-ci et cela avec une caution supplémentaire qui concernera uniquement ce matériel (voir tarifs).

 

l) Une estrade peut être mise a disposition uniquement sur demande écrite et sous le couvert du responsable légal de l’organisation de la manifestation.

 

L’estrade, sera soigneusement rangée dans l’espace prévu à cet effet.

En cas de présence de l’estrade, l’utilisateur qui éprouverait le besoin de la retirer, devra conformément à la réglementation la réinstaller à l’emplacement initial.

Elle sera mise en place et retirée selon la réglementation en vigueur, par l’utilisateur de la salle (Associations Privé Entreprise).

 

Les utilisateurs de l’estrade s’engagent à se conformer aux préconisations d’installation et de démontage de celle-ci telles qu’elles sont définies dans le manuel de montage qui leur sera remis lors de la location.

 

 

ARTICLE 6 : SÉCURITÉ – POLICE

La salle sera utilisée de manière à ne pas dégrader les lieux ni incommoder les voisins.

Pendant l’utilisation de la salle :

Les portes donnant sur l’extérieur et les issues de secours ne doivent pas être obstruées, ni être fermées à clé.

 

Toute modification de l’installation électrique existante est formellement interdite.

Tous les règlements, les lois, les normes de sécurité devront être respectées.

Il vous est formellement interdit (même si vous utilisez les services d’un traiteur) de stocker et d’utiliser des matières inflammables ou explosives (bouteilles de gaz, essence, réchaud, etc.) et de faire fonctionner des barbecues sauf autorisation spécifique.

Aucun tapage nocturne ne pourra être toléré article R. 623-2 du nouveau Code pénal (article R. 34-8° du Code pénal) annexe.

 

Les responsables communaux chargés de la surveillance de la salle des fêtes pourront intervenir pour exiger des utilisateurs la réduction de la puissance de la sonorisation afin d’éviter les abus.

Aucun dégât ne doit être occasionné aux murs, parquets, plafonds, huisseries et matériels.

        

SONT ABSOLUMENT INTERDITS :

 

De fumer dans les locaux de la salle des fêtes, d’écraser les mégots à même le sol à l’extérieur de la salle.

La pose de guirlandes électriques, tentures et autres décorations, pointes, punaises, clous, pitons, adhésifs, etc. Sauf sur les emplacements spécifiques.

La projection de corps étrangers contre les murs ou plafonds.

 

Les organisateurs devront faire respecter dans la salle une discipline suffisamment ferme pour qu’aucune dégradation ne soit causée.

Dans le cadre d’une exposition, les tableaux, panneaux, objets sculptés, etc. seront installés sur des tables ou des supports indépendants des structures de la salle et non fixés, ni au sol, ni au plafond, ni aux murs.

 

De toucher ou de déplacer le matériel incendie.

Dans le cadre d’une manifestation extérieure autorisée par la commune (voir tarifs), sur le parking (ex : kermesse, brocantes…) il est formellement interdit d’ancrer des pieux de maintien dans le macadam, de réaliser des marquages avec un moyen indélébile.

 

Aucune boisson autre que celle fournie à la buvette ou accompagnant le repas  ne pourra être consommée (dans le cas d’une manifestation autre que les réunions familiales).

 

Les animaux ne sont pas admis dans la salle en vue de respecter la sécurité des utilisateurs, le bon ordre et l’hygiène.

L’emploi de projectiles et de pétards n’est pas autorisé à l’intérieur comme à l’extérieur de la salle.

Les pistes extérieures et intérieures du boulodrome sont interdites d’utilisation.

Les responsables désignés par les associations assureront le service d’ordre public, la bonne tenue et la discipline des participants à leur manifestation de façon à éviter tous les bruits ou déplacements qui pourraient gêner les riverains.

 

La municipalité se réserve le droit de prendre toutes dispositions contre l’utilisateur qui ne ferait pas respecter l’ordre public et tolérerait des actes ou des attitudes contraires aux bonnes mœurs et à la tranquillité du voisinage.

 

Les attributaires s’engagent à ne pas utiliser les salles comme lieu de culte.

La réunion devra se dérouler à l’intérieur des locaux et ne pas provoquer de manifestation bruyante à l’extérieur.

 

En outre, à partir de 22 heures, les utilisateurs de la Salle des Fêtes devront veiller à baisser le volume sonore afin de respecter la quiétude des riverains.

En cas de non-respect des clauses ci-dessus, la Mairie se réserve le droit de faire procéder à l’évacuation de la salle.

 

En cas de troubles, le loueur sera tenu pour responsable des plaintes déposées par le voisinage auprès des services de police.

 

L’utilisateur s’engage à ne pas intervenir sur toutes les installations techniques quelles qu’elles soient (chauffage, ventilation, projection, éclairage, sonorisation, etc.).

Les issues de secours devront être dégagées de tout obstacle même mobile, et l’organisateur est tenu de se soumettre aux consignes de sécurité concernant la protection contre l’incendie et la sécurité des personnes.

 

À la fin de la manifestation, le loueur devra vérifier que toutes les lumières sont éteintes et que toutes les issues sont fermées à clef.

 

 

ARTICLE 7 : FORMALITÉS

Les attributaires de la salle des fêtes organisant des séances récréatives traiteront directement avec le service des impôts, de la société des Auteurs Compositeurs et Éditeurs de la Musique

(SACEM).

 

 

ARTICLE 8 : REDEVANCES D’OCCUPATION

Les redevances d’occupation sont fixées par délibération du Conseil Municipal, et sont susceptibles d’être réajustées chaque année. Un acompte de 50% du prix de la location et une caution sont payables à la réservation par chèque à l’ordre du Trésor Public.

 

En cas d’annulation d’une réservation faite dans un délai inférieur à trois mois avant la date de l’événement, le loueur se verra facturer un forfait de 50%% du montant de la location au titre du préjudice subi, ce forfait est porté à 100% du montant si le délai est inférieur à un mois.

 

Seuls les cas de désistement pour raison de force majeure dans la famille directe (accident corporel grave, maladie nécessitant une hospitalisation, décès) certificat à l’appui permettront sa récupération auprès du Trésor public.

Les responsables municipaux chargés de la surveillance de la salle devront signaler toute utilisation susceptible de nécessiter une remise en état exceptionnelle.

 

La redevance est de : Voir tarifs

Ces tarifs seront susceptibles d’être révisés sur simple décision du conseil municipal.

 

Sont également à la charge des organisateurs :

Les détériorations constatées par l’état des lieux et chiffrées par les services accrédités de la mairie.

 

 

ARTICLE 9 : FRAIS ÉVENTUELS DE REMISE EN ÉTAT

L’état des lieux se fera après utilisation de la salle le lendemain à partir de 8h00.

L’état des lieux sera effectué par l’administrateur ou un salarié du village ayant remis les clefs le jour ouvré suivant la date de la manifestation, pendant les heures d’ouverture au public, ou sur rendez-vous en cas d’impossibilité pendant les heures.

 

En cas de seconde manifestation avant le jour ouvré qui suit, l’état des lieux doit se faire entre les deux manifestations, sur rendez-vous, avec l’administrateur ou un salarié ayant remis les clefs a priori.

 

Si l’utilisateur n’est pas présent lors de l’état des lieux, il s’engage à accepter le constat établi par le personnel de la salle prévu à cet effet.

 

Si à l’issue de l’état des lieux, il est constaté des dégradations, un manque de propreté évident du local, du parking et des abords nécessitant l’intervention du personnel municipal ou d’une entreprise de nettoyage, les frais occasionnés pour la remise en état de ces secteurs seront intégralement supportés par le loueur.

 

En cas de dégradation constatée du matériel, de la salle et ses abords, le représentant de la Mairie est seul habilité à choisir l’entreprise chargée de la remise en état.

 

Les installations et équipements étant mis à la disposition des organisateurs en parfait état, l’ensemble devra être restitué dans les mêmes conditions d’aménagement, de propreté et sans altération ou détérioration.

La casse de la vaisselle mise à votre disposition vous sera facturée (voir tarif). Après chaque occupation, il pourra être fait, par l’administration municipale en présence de l’organisateur, une vérification générale de l’état des locaux. Un relevé des dégâts ou détériorations de toutes natures qui pourraient alors être constatés, serait établi et contresigné par les parties.

 

Les dépenses occasionnées par la remise en état ou les réparations seraient mises à la charge des organisateurs et des associations. Pour préserver, dès lors que ceux-ci auront été mis en cause, les intérêts de la commune, le Maire se réserve le droit de déposer une plainte, conformément à la législation en vigueur, contre les organisateurs.

 

Si nécessaire la commune de FÈVES se garde le droit de conserver votre caution jusqu’à remboursement des frais supplémentaires éventuellement occasionnés. Il appartient aux personnes louant la salle de balayer la grande salle, de balayer et laver le sol des autres salles et annexes louées lors de cette manifestation.

 

Ne pas oublier d’apporter vos produits pour le nettoyage de la salle, de la vaisselle, des WC ; le papier toilette est également à votre charge.

 

 

ARTICLE 10 : MODIFICATION – NOTIFICATON

Le présent règlement sera notifié aux demandeurs (Associations et Particuliers) qui en accuseront réception avant toute location. Il sera en outre affiché à la salle des fêtes.

 

L’inobservation du présent règlement engagerait la responsabilité des attributaires.

Au cas où une modification aurait été apportée au règlement intérieur par la mairie après la signature du contrat de location, celle-ci annulerait et remplacerait le précédent règlement. Le loueur devra alors appliquer ce nouveau règlement sans contrepartie. Le nouveau règlement sera alors remis au loueur au plus tard au moment de la remise des clefs.

 

 

ARTICLE 11 : Le présent acte, annule et remplace tous les arrêtés réglementant l’utilisation de la Salle des Fêtes pris antérieurement.

Fait à FÈVES, le 25/10/2010.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Je soussigné(e)…………………………………………………………………… reconnais avoir pris connaissance du règlement général d’utilisation de la salle municipale et en accepte les termes.

 

FÈVES, le …………………………….

 

 (Mention, lu et approuve)

      SIGNATURE                                                                                       

 

 

 

Le Maire

René GIRARD




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